Tourenplanung im Außendienst: mehr als die Planung einer Route
Es ist heute wichtiger denn je, die Effizienz Ihrer Außendienstmitarbeiter zu maximieren – und eine durchdachte Tourenplanung im Außendienst ist dafür einer der wirksamsten Hebel. Mit unserer Dienstleistung zur Tourenplanung ermitteln wir Besuchstouren, die zu Ihren Besuchsrhythmen, Besuchsdauern und Arbeitszeiten passen. Dabei setzen wir auf bewährte Geomarketing-Software wie easymap professional mit dem Tourenplanungs-Add-on oder – wenn Ihre Kundendaten in cobra liegen – auf die Kombination von cobra CRM PRO oder cobra CRM BI mit TOUR+PLUS aus unserem eigenen Produkt MAP+PLUS.
Warum Tourenplanung?
Tourenplanung ist nicht nur ein Hilfsmittel zur Ermittlung von Routen, sondern ein strategisches Instrument zur Optimierung Ihrer Vertriebsgebiete. Wer Touren gut plant, reduziert die Fahrtzeiten seiner Vertriebsmitarbeiter und erhöht deren Produktivität. Weniger Zeit auf der Autobahn bedeutet mehr Zeit bei Ihren bestehenden und potenziellen Kunden – ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Vertriebs.
Wie groß der Hebel ist, zeigt eine Untersuchung von Huckemann und Schmitz (St. Gallen 2014): Rund 26 % ihrer Arbeitszeit verbringen Außendienstmitarbeiter mit Fahren, etwa 27 % mit Kundenbesuchen. Fahrt- und Besuchszeit sind damit die beiden größten Blöcke im Arbeitstag – und jede Minute, die vom ersten in den zweiten Block wandert, zahlt direkt auf den Vertriebserfolg ein.
Was ist Tourenplanung genau?
Die Tourenplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der Vertriebsgebietsoptimierung. Sie stellt sicher, dass Außendienstmitarbeiter auslastungsoptimierte Besuchstouren erhalten, die eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen:
- Öffnungszeiten der Kunden, etwa von Filialen, Praxen oder Großmärkten,
- Arbeitszeiten der Mitarbeiter, einschließlich Teilzeitmodellen und Bürotagen,
- Besuchsdauer je Kunde oder Kundengruppe,
- Besuchsrhythmen, zum Beispiel wöchentlich, vierzehntägig oder quartalsweise.
Aus diesen Angaben entsteht ein Besuchskalender für den gesamten Planungszeitraum: Jeder Kunde bekommt seine Termine in dem Abstand, den sein Rhythmus vorgibt – und zwar bei dem Mitarbeiter, in dessen Gebiet er liegt. Die Gebietszuordnung ist also Voraussetzung und nicht Ergebnis der Tourenplanung. Wie stark die einzelnen Faktoren wiegen, hängt von Branche und Vertriebsmodell ab: Ein Markenartikler plant anders als ein Pharmaaußendienst oder ein technischer Kundendienst. Wie Software aus diesen Vorgaben einen Plan berechnet – von Restriktionen wie Zeitfenstern bis zu den typischen Problemklassen –, erklären unsere Grundlagen der Tourenplanung.
Strategisch, taktisch, operativ: drei Arten der Tourenplanung
Bei der Außendienst- und Vertriebsgebietsplanung unterscheiden wir drei Anwendungsfälle:
- Strategische Tourenplanung: Hier wird die realistische Auslastung jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters berechnet. Untersucht wird, inwieweit der Fahraufwand für den einzelnen Mitarbeiter zumutbar und realistisch ist und ob die Gebiete zu den verfügbaren Kapazitäten passen. Betrachtet wird ein Planungszeitraum von bis zu einem Jahr.
- Taktische Tourenplanung: Hier entstehen konkrete Tourenvorschläge für die Außendienstmitarbeiter, die für einen Zeitraum von bis zu zwölf Wochen geplant werden. Die Pläne können als Tagesplan, Wochenplan oder als genaue Besuchsreihenfolge ausgegeben werden.
- Operative bzw. dynamische Tourenplanung: Die Tour wird für einen kurzfristigen Zeitraum erstellt, etwa für die nächste Woche, und reagiert auf Terminverschiebungen oder neue Aufträge.
| Planungsebene | Zeithorizont | Typisches Ergebnis | Geeignete Werkzeuge |
|---|---|---|---|
| Strategisch | bis zu einem Jahr | Auslastung je Mitarbeiter, Gebietszuschnitt, Rahmentouren | easymap professional mit Tourenplanungs-Add-on |
| Taktisch | bis zu zwölf Wochen | Tages- und Wochenpläne, Besuchsreihenfolgen | easymap professional mit Tourenplanungs-Add-on |
| Operativ / dynamisch | kurzfristig, z. B. nächste Woche | tagesaktuelle Route, Umplanung bei Änderungen | spezialisierte Lösungen wie portatour oder 25h.cloud, im cobra-Umfeld TOUR+PLUS |
Unabhängig vom gewählten Planungsansatz ist eine geeignete Tourenplanungssoftware zur Optimierung unerlässlich. easymap professional mit der Tourenplanungslösung eignet sich hervorragend für die strategische und taktische Tourenplanung, während für die dynamische Planung Programme wie portatour oder 25h.cloud zum Einsatz kommen können. Wir sagen Ihnen offen, auf welcher Ebene Ihr eigentliches Problem liegt – denn eine tägliche Routenoptimierung nützt wenig, wenn die Gebiete selbst nicht stimmen.
Vorgehensweise bei der Tourenplanung mit easymap professional
Die Grundlage der Tourenplanung bildet eine umfassende Erfassung der Kundendaten – Adressen, Öffnungszeiten, Besuchszeiten und Besuchsrhythmen – sowie die Ermittlung der Wochenarbeitszeit jedes einzelnen Außendienstmitarbeiters. Sind alle relevanten Daten erfasst und eingelesen, wird zunächst die Vertriebsgebietsplanung als Basis für die Tourenplanung durchgeführt. Dabei wird jedem Vertriebsmitarbeiter eine optimale Anzahl an Aufträgen bzw. Kunden zugeordnet.
Das Tourenplanungs-Add-on stellt anschließend Fahrt- und Besuchszeiten gegenüber und macht so die Auslastung jedes Mitarbeiters sichtbar. Es plant Rahmentouren mit Auslastungsberechnung für bis zu 52 Wochen, berücksichtigt individuelle Besuchszeiten und -rhythmen, wertet nach Fahrtzeit oder Fahrtstrecke aus und bezieht Übernachtungstouren ein. Zeigt sich, dass ein Gebiet in der verfügbaren Zeit nicht zu schaffen ist, wird der Gebietszuschnitt unter Berücksichtigung der Auslastung angepasst. Hier greifen Gebietsoptimierung und Tourenplanung direkt ineinander.
Zwei Ansätze zur Besuchsplanung: erst die Woche oder erst der Wochentag?
Bevor die Software für jeden Tag die günstigste Fahrreihenfolge sucht, braucht jeder Besuch einen Platz im Kalender. Dafür gibt es zwei grundlegende Wege. Sie unterscheiden sich in einer einzigen Frage: Wird das Gebiet eines Mitarbeiters zuerst nach Wochen oder zuerst nach Wochentagen aufgeteilt?
Standardverfahren: kompakte Wochengebiete
Nehmen wir einen Vier-Wochen-Zyklus. Das Gebiet wird zuerst in vier zusammenhängende Wochenregionen geschnitten. In der ersten Woche ist der Mitarbeiter ausschließlich in der ersten Region unterwegs und verteilt deren Besuche auf Montag bis Freitag, in der zweiten Woche in der zweiten Region und so fort. Erst dann wird für jeden Tag die Reihenfolge optimiert. Der Mitarbeiter bleibt also eine Woche lang in einem kompakten Teil seines Gebiets, während der konkrete Besuchstag eines Kunden innerhalb dieser Woche beweglich bleibt.
Variante: kompakte Tagesgebiete
Hier wird das Gebiet zuerst in fünf Tagesregionen zerlegt – eine je Wochentag. Die Montagsregion wird immer montags angefahren, die Dienstagsregion immer dienstags. Innerhalb jeder Tagesregion verteilen sich die Besuche danach auf die Wochen des Zyklus, und zum Schluss folgt wieder die Reihenfolgeoptimierung je Tag. Für den Kunden heißt das: Sein Außendienst kommt verlässlich am selben Wochentag.
Wann welches Verfahren anwenden?
| Kriterium | kompakte Wochengebiete | kompakte Tagesgebiete |
|---|---|---|
| Was zuerst feststeht | die Woche | der Wochentag |
| Kunden mit festen Empfangstagen | gut abbildbar, weil der Tag innerhalb der Woche frei bleibt | schwieriger, weil die Region den Wochentag vorgibt |
| Fester Besuchstag je Kunde | nicht garantiert | Grundprinzip |
| Ansprechpartner nicht angetroffen | Nachholen an einem der Folgetage, solange der Mitarbeiter noch in der Region ist | zweiter Versuch am selben Tag, weil die Kunden des Tages dicht beieinanderliegen |
| Viele vergebliche Besuche | wenig Puffer im Tagesplan | Reserve möglich: je Tag etwas mehr Besuche einplanen und Ausfälle vor Ort ersetzen |
Kompakte Wochengebiete spielen ihre Stärke bei Markenartikelherstellern aus, deren Außendienst große Gebiete betreut und im Handel auf vorgegebene Besuchstage trifft – etwa beim Kosmetikhersteller, der Drogeriefilialen betreut, oder beim Süßwarenproduzenten, der Cash-&-Carry-Großmärkte beliefert. Kompakte Tagesgebiete passen dagegen zu einem Außendienst, der ohne feste Termine unterwegs ist und seine Ansprechpartner nicht immer vor Ort antrifft – zum Beispiel bei Malerbetrieben und anderen Handwerkern, in der Gastronomie oder bei landwirtschaftlichen Betrieben.
Besuchserfolg, Antreffquote und Terminankündigung im Projekt
Eine Tour ist nur so gut wie die Besuche, die auf ihr stattfinden. Deshalb schauen wir im Projekt nicht nur auf Fahrzeiten, sondern auch darauf, wie viele geplante Besuche tatsächlich zu einem Gespräch mit dem richtigen Ansprechpartner führen. Typische Fragen dabei:
- Antreffquote: Wie oft wird der Ansprechpartner heute angetroffen, und wo häufen sich vergebliche Anfahrten?
- Terminankündigung: Welche Kunden erwarten eine Ankündigung, und wer übernimmt sie – Außendienst oder Innendienst?
- Zeitpunkt und Priorität: Passen Besuchsrhythmen und Besuchszeiten zum Kundenwert und zu den Gewohnheiten der Kunden?
Die Antworten fließen direkt in die Planung ein – als Zeitfenster, als fester Besuchstag, als Priorität oder als bewusst eingeplante Reserve. Wie das im Alltag des Außendienstes aussieht, beschreiben wir unter Außendienststeuerung.
Tourenplanung direkt im CRM: TOUR+PLUS für cobra
Viele Außendienstorganisationen pflegen ihre Kunden in cobra. Für sie gibt es unser eigenes Produkt MAP+PLUS für cobra ADRESS PLUS, cobra CRM und cobra ONE: Es zeigt alle Adressen auf einer digitalen Karte, findet Kunden im Umkreis und plant und optimiert Routen direkt aus cobra. Ab MAP+PLUS 5.0 kommt TOUR+PLUS hinzu – für die auftragsbezogene, manuelle Tourenplanung mit Optimierung von Reihenfolge und Route; dafür ist cobra CRM PRO oder cobra CRM BI erforderlich. Weil die Planung direkt im CRM stattfindet, realisieren wir mit TOUR+PLUS auch dynamische Tourenplanungen, die auf kurzfristige Änderungen wie Terminabsagen oder Eilaufträge reagieren. So bleiben Kundenansprache, Gebiets- und Tourenplanung in einem System – ohne Export und ohne doppelte Datenpflege. Alle Funktionen von MAP+PLUS und TOUR+PLUS, mit Video, finden Sie unter MAP+PLUS für cobra. Ob für Ihren Außendienst das CRM-Modul oder eine eigenständige Software wie easymap die bessere Wahl ist, klären wir gern gemeinsam. Wann statt eines Standardmoduls eine Lösung nach Maß sinnvoll ist, lesen Sie unter individuelle Geomarketing-Software.
Der erste Schritt zur optimalen Tourenplanung
Interessieren Sie sich für das Thema und benötigen weitere Informationen? Gern zeigen wir Ihnen in einer kostenlosen Online-Präsentation, wie ein mögliches Projekt aussehen kann und welche Geomarketing-Software die richtige für Ihre Aufgabe ist. Vielleicht stecken Sie auch gerade in einem Markteintritt oder möchten generell mehr über Geomarketing im Marketing erfahren – auch bei diesen Themen helfen wir Ihnen gern weiter, zum Beispiel mit einer Gebietsplanung oder einer Standortanalyse.
Ob strategische, taktische oder operative Tourenplanung: Wir verbinden die Erfahrung aus vielen Außendienstprojekten mit der passenden Software und entwickeln Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen. Das Ziel ist immer dasselbe – mehr Besuchszeit, weniger Fahrtzeit und ein Außendienst, der seine Geschäftsziele erreicht.