Was ist easymap Tourenplanung?
easymap Tourenplanung ist ein Add-on der infas 360 GmbH, das easymap professional und easymap enterprise um eine strategische Rahmentourenplanung mit Auslastungsberechnung erweitert. Es richtet sich an Unternehmen, die ihren Außendienst oder ihre Servicetechniker effizienter einsetzen möchten – weniger an klassische Logistikunternehmen, die täglich Lieferfahrzeuge disponieren.
Mit dem Add-on erstellen Sie Rahmentourenpläne, die Ihre Mitarbeiter sinnvoll durch ihre Gebiete führen. Die Software berücksichtigt dabei nicht nur die Lage Ihrer Kunden, sondern auch Arbeitslast, Kapazitäten und Fahrtzeiten. So bewerten Sie Gebiete objektiv, sorgen für eine gleichmäßige Auslastung und schaffen die Grundlage für kürzere Fahrten und längere Kundenbesuche. Nebenbei sparen Sie Treibstoff und Übernachtungskosten und verbessern die CO2-Bilanz Ihres Unternehmens.
Strategische, taktische und operative Tourenplanung
Tourenplanung ist mehr als die Berechnung einer Route. In der Außendienst- und Vertriebsgebietsplanung unterscheiden wir drei Ebenen, die wir unter Arten der Tourenplanung ausführlich vorstellen:
| Ebene | Zeitraum | Typische Frage | Werkzeug |
|---|---|---|---|
| Strategisch | bis zu einem Jahr (52 Wochen) | Ist das Gebiet mit den geforderten Besuchsrhythmen realistisch zu schaffen? | easymap Tourenplanung |
| Taktisch | bis zu zwölf Wochen | Welcher Kunde wird in welcher Woche und an welchem Tag besucht? | easymap Tourenplanung |
| Operativ/dynamisch | kurzfristig, z. B. nächste Woche | Wie plane ich um, wenn ein Termin ausfällt? | z. B. portatour, 25h.cloud oder easymap explorer pro |
Die strategische Tourenplanung setzt eine Ebene höher an als die tägliche Routenplanung. Sie berechnet die realistische Auslastung jedes Mitarbeiters und prüft, ob der Fahraufwand zumutbar ist. Statt täglich neu zu planen, erhalten Ihre Mitarbeiter feste Rahmentouren, die Orientierung geben und wiederkehrend eingesetzt werden. Welche Kriterien in die Planung einfließen – Kundendichte, Umsatzpotenzial oder Fahrtzeit –, entscheiden Sie. Bei der taktischen Planung entstehen daraus konkrete Tourenvorschläge, die als Tagesplan, Wochenplan oder genaue Besuchsreihenfolge ausgegeben werden. Für beide Ebenen ist easymap professional mit dem Add-on sehr gut geeignet.
Funktionen der Software für die Rahmentourenplanung im Detail
Das Ziel ist immer dasselbe: Besuchszeiten rauf, Fahrtzeiten runter. Dafür bietet das Add-on:
- Gegenüberstellung von Fahrt- und Besuchszeiten: Sie sehen für jeden Mitarbeiter, wie viel Zeit er im Auto und wie viel beim Kunden verbringt – dazu die Kilometer, die in seinem Gebiet zusammenkommen.
- Rahmentourenplanung mit Auslastungsberechnung für bis zu 52 Wochen: Über- und Unterlast werden sichtbar, bevor sie im Alltag zu Problemen führen.
- Individuelle Besuchszeiten und -rhythmen: Jeder Kunde erhält seine eigene Besuchsdauer und seinen eigenen Rhythmus.
- Auswertung nach Fahrtzeit oder Fahrtstrecke: je nachdem, ob Arbeitszeit oder Kilometer Ihr Engpass sind.
- Übernachtungstouren: Große Flächengebiete werden mit mehrtägigen Touren realistisch abgebildet.
- Gebietsoptimierung unter Berücksichtigung der Auslastung: Gebiete werden nach tatsächlichen Kapazitäten und geografischen Gegebenheiten neu zugeschnitten.
In easymap professional werden die Fahrzeiten und Fahrstrecken, die in der Gebietsoptimierung und in der Distriktanalyse anfallen, seit Version 12.3 ohne Creditverbrauch berechnet. Für die Tourenplanung ist das praktisch, weil in dieser Phase selten eine Variante genügt: Sie rechnen mehrere Zuschnitte durch, ohne dabei auf ein Kontingent zu achten.
Zwei Verfahren: kompakte Wochengebiete oder kompakte Tagesgebiete
Entscheidend ist, was im Kalender zuerst festgelegt wird. Im Standardverfahren mit kompakten Wochengebieten schneidet das Add-on jedes Gebiet zunächst in Wochenregionen; jeder Kunde bekommt seinen Wochentag erst innerhalb seiner Woche, danach wird die Tagesreihenfolge optimiert. Weil der Tag beweglich bleibt, lassen sich Kunden mit festen Empfangstagen gut einplanen – ein häufiger Fall bei Markenartikelherstellern, deren Außendienst große Gebiete mit Handelskunden betreut, etwa Drogeriefilialen oder Cash-&-Carry-Großmärkte.
In der Variante mit kompakten Tagesgebieten entsteht zuerst je Wochentag eine eigene Region; erst danach wird festgelegt, in welcher Woche welcher Kunde an der Reihe ist. Jeder Kunde wird so stets am selben Wochentag besucht, und alle Kunden eines Tages liegen dicht beieinander. Das hilft, wenn Ansprechpartner oft nicht vor Ort sind: Der Mitarbeiter plant je Tag eine kleine Reserve ein und kann einen zweiten Versuch noch am selben Tag unternehmen – typisch für einen Außendienst ohne feste Termine, etwa bei Handwerksbetrieben oder in der Gastronomie. Einen ausführlichen Vergleich beider Verfahren finden Sie auf unserer Seite zur Tourenplanung im Außendienst.
Auslastungsquote und Kapazität: was die Auswertung zeigt
Am Ende der Rahmentourenplanung steht für jeden Mitarbeiter eine Auslastungsquote. Vereinfacht gesagt setzt sie die geplante Besuchs- und Fahrtzeit ins Verhältnis zur Arbeitszeit, die im Planungszeitraum zur Verfügung steht. Liegt die Quote über 100 Prozent, passen die geforderten Besuche nicht in die Arbeitszeit. Liegt sie deutlich darunter, hat das Gebiet Luft für zusätzliche Kunden oder Neukundenbesuche.
Aus den Funktionen des Add-ons ergeben sich vier Ergebnisse, auf die es in der Praxis ankommt:
| Ergebnis | Grundlage im Add-on | Was Sie damit anfangen |
|---|---|---|
| Auslastungsquote je Mitarbeiter | Gegenüberstellung von Fahrt- und Besuchszeiten, Rahmentouren über bis zu 52 Wochen | sehen, wer Luft hat und wer dauerhaft an der Grenze arbeitet – als Grundlage für Gespräche und Umverteilung |
| Kürzere Fahrtwege | Auswertung nach Fahrtzeit oder Fahrtstrecke, Übernachtungstouren in großen Gebieten | Kundenzeit gewinnen, Kilometer und Übernachtungskosten senken |
| Gleichmäßige Auslastung | Gebietsoptimierung unter Berücksichtigung der Auslastung | Gebiete, die für jeden Mitarbeiter machbar und untereinander fair sind |
| Kapazitätsplanung | individuelle Besuchszeiten und Besuchsrhythmen aller Kunden im gesamten Planungszeitraum | begründen, ob eine zusätzliche Stelle nötig ist oder ob Besuchsrhythmen angepasst werden sollten |
Eine Punktlandung auf genau 100 Prozent ist dabei nicht das Ziel. Verschobene Termine, Messen, Schulungen oder Krankheitstage brauchen Luft im Plan – aus unseren Projekten wissen wir, dass ein etwas niedrigerer Zielwert im Alltag deutlich stabiler ist.
Warum die Fahrtzeit der größte Hebel ist
Fahrt- und Besuchszeiten sind die beiden größten Arbeitszeitblöcke im Außendienst: Laut einer Studie von Huckemann und Schmitz (St. Gallen, 2014) entfallen rund 26 Prozent der Arbeitszeit auf Fahrten und 27 Prozent auf Besuche beim Kunden. Die Zeit beim Kunden ist die wertvollste – hier entstehen Vertrauen, Beratung und Abschlüsse. Den größten Hebel, um mehr davon zu gewinnen, bietet die Reduktion der Fahrtzeit. Voraussetzung dafür sind ein passender Gebietszuschnitt aus der Gebietsplanung und eine sinnvolle Verteilung der Kunden auf die Mitarbeiter.
Die optimale Gebietsaufteilung ist dabei kein einmaliges Projekt, sondern ein ständiger Prozess, weil sich Kunden- und Mitarbeiterstamm laufend ändern. Mit dem Add-on rechnen Sie Änderungen jederzeit neu durch.
Lizenz: Staffeln nach Anzahl der Außendienstmitarbeiter
easymap Tourenplanung wird separat als Jahreslizenz angeboten und setzt eine Lizenz von easymap professional oder easymap enterprise voraus. Der Umfang richtet sich nach der Zahl der Außendienstmitarbeiter, die Sie mit dem Add-on verplanen. Es gibt sieben Staffeln: bis 25, bis 50, bis 75, bis 100, bis 250, bis 500 und bis 1.000 Außendienstmitarbeiter.
Das Add-on ist derzeit nicht im Online-Shop erhältlich. Im Konfigurator wählen Sie die passende easymap-Edition, wir ergänzen die Staffel und erstellen Ihnen ein Angebot.
Für wen eignet sich das Add-on – und für wen nicht?
easymap Tourenplanung ist für Organisationen gemacht, deren Mitarbeiter Kunden in wiederkehrenden Rhythmen besuchen: Vertriebsaußendienst, Key-Account-Betreuung, Merchandising, Wartung und technischer Service. Für die klassische Transportlogistik mit täglich wechselnden Aufträgen und Fahrzeugkapazitäten gibt es spezialisierte Systeme. Auch für die tagesaktuelle Umplanung unterwegs empfehlen wir andere Werkzeuge wie portatour oder 25h.cloud – oder den easymap explorer pro in Verbindung mit easymap enterprise.
Nutzen Sie cobra CRM? Dann lassen sich Touren- und Gebietsplanung auch direkt im CRM abbilden: Mit unserem eigenen Modul TOUR+PLUS, das zu MAP+PLUS für cobra gehört, planen Sie Besuche in cobra CRM PRO und cobra CRM BI dort, wo Ihre Kundendaten ohnehin liegen – auch kurzfristig, wenn sich Termine ändern. Wir beraten Sie neutral, welcher Weg für Sie der bessere ist.
Einführung, Projektbegleitung und Schulung durch p17
Die Grundlage jeder Tourenplanung sind saubere Daten: Kundenadressen, Öffnungszeiten, Besuchsdauer und Rhythmus sowie die Wochenarbeitszeit der Mitarbeiter. Danach folgt die Gebietsplanung, in der jedem Mitarbeiter eine passende Zahl an Kunden zugeordnet wird, und erst dann die eigentliche Tourenplanung mit Reihenfolgeoptimierung. Wir begleiten Sie durch diese Schritte – als Schulung mit Ihren eigenen Daten oder als komplettes Projekt. Unsere Schulungen zur Tourenplanung mit easymap professional finden bei Ihnen vor Ort, in Gronau oder online statt.
Eine Testversion gibt es für das Add-on nicht. Wie die Rahmentourenplanung funktioniert und wie ein Projekt aussehen kann, zeigen wir Ihnen gern in einer kostenlosen Online-Präsentation. Und wenn die Auslastungsberechnung zeigt, dass Sie zusätzliche Außendienstmitarbeiter brauchen, unterstützt Sie unser Tochterunternehmen, die p17 Consulting GmbH, bei der Suche.