Wer Vertriebsgebiete von einer Software berechnen lässt, erhält in Sekunden einen Vorschlag – und meist gleich die Frage dazu: Warum ist dieses Gebiet so geschnitten? Die Methoden der Gebietsplanung folgen einer nachvollziehbaren Logik. Sie verteilen eine messbare Größe möglichst gleichmäßig auf eine vorgegebene Zahl von Gebieten, halten dabei die Wege kurz und die Flächen zusammenhängend und respektieren Regeln, die Sie festlegen. Wer diese Logik kennt, wählt die Einstellungen gezielter und kann Ergebnisse besser beurteilen.
Dieser Artikel erklärt Grundbegriffe, Zielkriterien und ihren Zielkonflikt, typische Nebenbedingungen und das Vorgehen der Verfahren. Wie Sie eine Neuplanung organisatorisch angehen, beschreibt unser Leitfaden Vertriebsgebietsplanung.
Die Aufgabe dahinter: ein Zuordnungsproblem
Mathematisch betrachtet ist Gebietsplanung eine Zuordnungsaufgabe. Viele kleine Flächen oder Kunden werden einer kleinen Zahl von Gebieten zugeteilt – so, dass jedes Gebiet ungefähr gleich viel „wiegt“ und trotzdem gut zu bereisen ist. Schon 100 Postleitzahlgebiete lassen sich auf so viele Arten auf fünf Mitarbeiter verteilen, dass die Zahl der Varianten 70 Stellen hat. Kein Rechner kann das durchprobieren; Planungsprogramme arbeiten deshalb mit klugen Näherungsverfahren, sogenannten Heuristiken.
Grundbegriffe: Basisgebiete, Gebietszentren und Aktivitätsmaß
| Begriff | Bedeutung | Beispiele |
|---|---|---|
| Basisgebiete (Nachfrager) | kleinste Planungseinheiten, die nur als Ganzes einem Gebiet zugeordnet werden | fünfstellige PLZ, Gemeinden, GEOmarkets, einzelne Kunden |
| Gebietszentren (Standorte) | Ausgangspunkte, um die herum Gebiete entstehen | Wohnorte des Außendienstes, Niederlassungen, Servicestützpunkte |
| Aktivitätsmaß (Potenzial) | Kennzahl je Basisgebiet, die verteilt werden soll | Kundenzahl, Umsatz, Marktpotenzial, Besuchsstunden pro Jahr |
| Kapazität | was ein Gebiet oder ein Mitarbeiter höchstens leisten kann | verfügbare Arbeitsstunden, maximale Kundenzahl |
| Erreichbarkeit | Aufwand zwischen Basisgebiet und Zentrum | Fahrzeit, Straßenkilometer, Kosten |
| Zuordnung | das Ergebnis: welches Basisgebiet zu welchem Zentrum gehört | Zuordnungsliste PLZ → Gebiet |
Zwei Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit. Erstens die Wahl des Aktivitätsmaßes: Wer Umsätze ausgleicht, verteilt die Vergangenheit; wer Potenzial ausgleicht, verteilt Chancen; wer Besuchsstunden ausgleicht, verteilt Arbeit. Oft ist eine Kombination sinnvoll, etwa die Arbeitslast als Hauptkriterium und das Potenzial als zweite Kennzahl. Wie sich Potenzial und Ausschöpfung je Gebiet berechnen lassen, zeigt der Beitrag Kennzahlen und Analysemethoden. Zweitens die Erreichbarkeit: Sie sollte über das Straßennetz gemessen werden, denn die Luftlinie unterschätzt Wege über Flüsse oder durch Mittelgebirge erheblich. Planungssoftware berechnet Fahrzeiten dafür selbst; Straßenkilometer zwischen Orten gibt es außerdem als fertige Entfernungsmatrix, etwa das Entfernungswerk Straße (EWS).
Die drei Zielkriterien: Balance, Kompaktheit und Zusammenhang
Balance bedeutet, dass das Aktivitätsmaß auf alle Gebiete möglichst gleich verteilt ist. Ein Gebiet mit 1.600 Besuchsstunden neben einem mit 1.100 Stunden ist nicht fair: Der eine Mitarbeiter ist überlastet, der andere hat Luft. Exakt erreichen lässt sich Balance allerdings fast nie, weil Basisgebiete unterschiedlich groß sind und nicht geteilt werden können. In der Praxis arbeitet man deshalb mit einer Toleranz, zum Beispiel ±5 % um den Durchschnitt.
Kompaktheit beschreibt die Form: Ein gutes Gebiet ist eher rund als lang gezogen, und seine Basisgebiete liegen nah am Zentrum. Das spart Fahrzeit. Messen lässt sich Kompaktheit auf verschiedene Weise, etwa über die mittlere Fahrzeit zum Zentrum oder das Verhältnis von Fläche zu Umfang – ein Maß, das für jeden Fall passt, gibt es nicht.
Zusammenhang (Kontiguität) heißt: Jedes Gebiet bildet eine geschlossene Fläche. Es gibt keine Inseln, die mitten in einem fremden Gebiet liegen, und keine Überschneidungen. Zerrissene Gebiete führen zu Durchfahrten durch Nachbargebiete und zu Diskussionen darüber, wer eigentlich zuständig ist.
Der Zielkonflikt: Warum nicht alles gleichzeitig geht
Die drei Kriterien ziehen in unterschiedliche Richtungen. Ordnet man jedes Basisgebiet einfach dem nächstgelegenen Zentrum zu, entstehen sehr kompakte Gebiete – aber der Mitarbeiter in der Großstadt bekommt deutlich mehr Arbeit als sein Kollege auf dem Land. Erzwingt man dagegen perfekte Balance, müssen Randgebiete zu weiter entfernten Zentren wandern; die Gebiete werden länglich, die Wege länger.
Gute Verfahren machen diesen Kompromiss steuerbar: über eine Gewichtung der Ziele, über eine zulässige Abweichung vom Durchschnitt oder – am saubersten – indem die Fahrzeit direkt in die Arbeitslast eingerechnet wird. Dann ist ein Gebiet mit weiten Wegen automatisch „schwerer“, und das Verfahren gleicht genau das aus.
Nebenbedingungen: Regeln, die eingehalten werden müssen
Zielkriterien beschreiben, was möglichst gut sein soll. Nebenbedingungen legen fest, was auf keinen Fall passieren darf:
- Kapazitätsgrenzen: Kein Gebiet darf mehr Aktivität enthalten, als ein Mitarbeiter bewältigen kann – zum Beispiel höchstens 1.450 Besuchsstunden im Jahr, bei Teilzeitkräften entsprechend weniger.
- Feste Zuordnungen: Bestimmte Kunden oder Basisgebiete gehören fest zu einem Gebiet, etwa Schlüsselkunden mit langjähriger Betreuung oder die Postleitzahlen rund um den Wohnort eines Mitarbeiters. Auch Gruppen lassen sich vorgeben, etwa alle Filialen einer Handelskette.
- Qualifikationen (Skills): Manche Kunden dürfen nur Mitarbeiter mit bestimmten Kenntnissen betreuen – Fachberater für Kliniken, zertifizierte Techniker, Muttersprachler für eine Sprachregion. Umgekehrt können Regeln bestimmte Kombinationen ausschließen. Besonders ausgeprägt ist das im Pharma- und Gesundheitswesen, wo Außendienste oft nach Fachrichtungen getrennt arbeiten.
- Grenzen: Staats- und Sprachgrenzen oder die Grenzen übergeordneter Verkaufsregionen dürfen nicht überschritten werden. In mehrstufigen Strukturen werden Gebiete deshalb innerhalb ihrer Region geplant.
Hilfreich ist die Unterscheidung zwischen harten und weichen Nebenbedingungen. Harte Regeln gelten ausnahmslos, etwa eine Staatsgrenze. Weiche Regeln dürfen verletzt werden, verschlechtern dann aber die Bewertung einer Lösung – zum Beispiel ein Kunde, der möglichst beim bisherigen Betreuer bleiben soll. Zu viele harte Regeln machen eine gute Lösung schnell unmöglich.
So gehen die Verfahren vor: Startlösung, Zuordnung, Verbesserung
Die meisten Verfahren der automatischen Gebietsplanung arbeiten in drei Phasen, die sich bei Bedarf wiederholen:
- Zentren festlegen: Entweder sind die Zentren vorgegeben – meist die Wohnorte der Außendienstmitarbeiter – oder das Verfahren sucht sie selbst, etwa beim Aufbau eines neuen Außendienstes. Dann setzt es Zentren dorthin, wo sich viel Aktivität ballt – eine Aufgabe, die eng mit den Standortmodellen verwandt ist.
- Startlösung bilden: Jedes Basisgebiet wird zunächst dem nächstgelegenen Zentrum zugeordnet. Das Ergebnis ist kompakt und zusammenhängend, aber in der Regel unausgewogen.
- Schrittweise verbessern: Jetzt beginnt der eigentliche Ausgleich. Basisgebiete an der Grenze zwischen einem zu schweren und einem zu leichten Gebiet wechseln die Seite – aber nur, wenn das die Bewertung verbessert und kein Gebiet dadurch zerfällt. Auch ein direkter Tausch zwischen zwei Gebieten ist möglich. Das geht so lange weiter, bis sich nichts mehr verbessern lässt.
Sind die Zentren nicht vorgegeben, rückt das Verfahren sie anschließend in die Mitte ihres neuen Gebiets und beginnt von vorn. So nähern sich Zentren und Gebiete Schritt für Schritt einander an.
Weil Heuristiken nicht alle Möglichkeiten prüfen, hängt das Ergebnis von der Startlösung und der Reihenfolge der Schritte ab. Zwei Läufe mit leicht veränderten Einstellungen können unterschiedliche, aber gleich gute Gebiete liefern. Das ist kein Mangel, sondern eine Chance: Man erzeugt Varianten und wählt die fachlich passende. Eine beweisbar optimale Lösung ist bei realistischen Planungen weder erreichbar noch nötig – der Abstand zu einer guten Heuristik ist meist kleiner als die Unschärfe der Eingangsdaten.
Grenzen der Automatik: Der Mensch entscheidet
Ein Algorithmus optimiert genau das, was man ihm vorgibt. Er weiß nichts von der Kundin, die nur mit einem bestimmten Außendienstler spricht, oder vom Mitarbeiter, der im nächsten Jahr in den Ruhestand geht. Gute Planung behandelt das Rechenergebnis deshalb als Entwurf:
- Plausibilität prüfen: Passen Karte und Kennzahlen zur Erfahrung der Vertriebsleitung?
- Wissen einbauen: Was sich nicht als Regel formulieren lässt, wird von Hand korrigiert – dokumentiert, damit es nachvollziehbar bleibt.
- Mit den Betroffenen sprechen: Der Außendienst kennt seine Region. Seine Hinweise verbessern die Gebiete und erhöhen die Akzeptanz.
Die fertige Gebietsstruktur ist dann der Rahmen für alles Weitere: Zielvorgaben, Besuchsplanung und Touren. Wie Unternehmen ihren Außendienst auf dieser Grundlage lenken, beschreibt die Seite Außendienststeuerung.
Methoden der Gebietsplanung in easymap und RegioGraph
Beide Softwarefamilien, die wir anbieten, enthalten in ihren Planungseditionen eine automatische Gebietsplanung:
- easymap professional bringt den district manager mit: automatische Gebietsplanung und -optimierung, Berechnung von Arbeitslast und Potenzialen, Reorganisation bestehender Strukturen sowie Dokumentation mit Reports, Tabellen und Karten. Fahrzeiten und Fahrtstrecken werden über das Straßennetz berechnet. Mit dem Add-on easymap Tourenplanung lassen sich Gebiete zusätzlich unter Berücksichtigung der Auslastung optimieren.
- RegioGraph Planning bietet einen Gebietsplanungsassistenten, die automatische Generierung neuer Gebiete, Planung nach Erreichbarkeit, Kundenpunkten und Maximalwerten, automatische und interaktive Optimierung, mehrstufige Planung von oben nach unten und von unten nach oben, die Neuplanung einzelner Teilregionen sowie Gebietsreports und Vergleiche.
Für Anwender ist weniger entscheidend, welches Rechenverfahren im Detail hinter einem Assistenten steckt, als welche Kriterien und Regeln sich einstellen und wie gut sich Ergebnisse vergleichen und nachbearbeiten lassen. Die Unterschiede zeigt unser Vergleich easymap professional und RegioGraph Planning. Wer keine eigene Lizenz braucht, lässt die Berechnung von uns durchführen – als Projekt zur Gebietsplanung oder Gebietsoptimierung. Fachbegriffe schlagen Sie im Glossar nach.